Privacyverklaring | Reinders Full service ICT

PRIVACYVERKLARING

Welke persoonsgegevens worden opgeslagen?

NAW en Contactgegevens

Contactgegevens (contactpersoon, adres, e-mail, fax en telefoonnummer) worden opgeslagen ten behoeve van de uitvoering en facturering van onze werkzaamheden. Bij bedrijven valt hier ook de bedrijfsnaam en het KVK nummer onder.

Contracten

Bij het afnemen van Cloud en VOIP diensten wordt er gebruikt gemaakt van contracten. Deze ingevulde en getekende contracten worden bewaard tot 7 jaar na de ontbinding van het contract.

Licenties en inloggegevens

Voor het correct uitvoeren van onze werkzaamheden is de toegang tot licentiecodes, inloggegevens en wachtwoorden vaak noodzakelijk. Ook komt het regelmatig voor dat Reinders Full Service ICT inloggegevens voor klanten aanmaakt en licenties aankoopt. Reinders Full Service ICT bewaart deze gegevens gedurende de tijd dat u klant bij ons bent. Bij een opzegging is een schriftelijke bevestiging vereist. Dit kan via post (Reinders Full Service ICT, Kasteel Keverbergstraat 40, 6043HX, Roermond) of via e-mail ( info@rfsi.nl).

Betaalgegevens

Voor het uitvoeren van betalingen worden betaalgegevens opgeslagen. Deze worden ook opgeslagen in de online betaalomgeving van de bank. Indien Reinders Full Service ICT automatische incasso’s uitvoert aan klanten worden deze gegevens in ons boekhoudprogramma gekoppeld aan een factuur en offertenummer ter referentie.

IP Adres

IP adressen worden opgeslagen wanneer er gebruik wordt gemaakt van Cloud diensten voor het reguleren van de toegang tot deze diensten. Dit IP adres wordt opgeslagen zolang de dienst wordt afgenomen.

Cookies

Reinders Full Service ICT maakt gebruik van cookies voor het analyseren van website statistieken. Voor het analyseren van deze gegevens wordt gebruik gemaakt van Google Analytics. De gegevens die worden verzameld zijn uw IP-adres, besturingssysteem, browser, land, zoekwoord en verwijzende url.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

NAW, contact-, facturen en betaalgegevens worden 7 jaar bewaart na het beëindigen van de samenwerking tussen Reinders Full Service ICT en de klant.

Alle overige gegevens worden verwijderd met directe ingang na het stoppen van de samenwerking tussen Reinders Full Service ICT en de klant. Hiervoor is een schriftelijke beëindiging vereist. Dit kan via post (Reinders Full Service ICT, Kasteel Keverbergstraat 40, 6043HX, Roermond) of via e-mail ( info@rfsi.nl). U ontvangt van ons binnen 5 werkdagen een bevestiging van het verwijderen van de gegevens.

Hoe vergaart Reinders Full Service ICT uw gegevens?

Reinders Full Service ICT kan op verschillende manieren aan uw gegevens komen. Als u een contactformulier op onze website invult; ons direct belt of een e-mail stuurt; als u ons benaderd via social media of via persoonlijk contact.

Het kan altijd zijn dat hieruit gegevens worden opgeslagen ook al wordt u niet direct klant bij Reinders Full Service ICT. Denk bijvoorbeeld aan het aanmaken van een offerte of uw gegevens invullen in de agenda om een afspraak in te plannen. Wordt u geen klant bij Reinders Full Service ICT dan worden uw gegevens alsnog na 3 kalendermaanden verwijderd.

Hoe worden uw gegevens verwerkt?

Uw persoonsgegevens moeten met de hoogst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en verwerkt worden. Reinders Full Service ICT zal er alles aan doen om dit te realiseren. Daarom worden uw gegevens uitsluitend over beveiligde verbindingen verwerkt.

Gegevens ingevuld via onze website worden beveiligd door middel van een SSL verbinding
E-mails worden met een beveiligde verbinding opgehaald en verzonden. Er word uitsluitend gebruik gemaakt van Microsoft Exchange servers.
De verbinding naar onze Cloud server is versleuteld door middel van een SSL verbinding.
Reinders Full Service ICT maakt gebruik van Cloud servers in Nederland en Microsoft 365.

Persoons/bedrijfsgegevens worden ook verwerkt in een boekhoudprogramma (WeFact en SnelStart) via een SSL verbinding.
Klanten die software aankopen via Reinders Full Service ICT worden toegevoegd in ons klantenbestand bij DSD Europe, Pax8, MMSoft & Huntress.
Reinders Full Service ICT verwerkt uw gegevens tot slot ook in de beveiligde online omgeving van onze bank. Ook deze communicatie verloopt via SSL.
De werkstations en servers waarop deze gegevens worden verwerkt zijn adequaat beveiligd en geüpdatet.

Gegeven	Doel	Duur
NAW en Contactgegevens	Facturatie en contact ter uitvoering van onze werkzaamheden.	Zolang u klant bent en daarna worden de gegevens op facturen bewaard om aan de fiscale bewaarplicht te voldoen (7 jaar).
Betaalgegevens	Uitvoeren van automatische betalingen.	Zolang de dienst afgenomen wordt waarop deze betaling van toepassing is. Waarna deze gegevens alleen worden opgeslagen in het bancaire betalingsverkeer.
Contracten	Vastleggen overeenkomst van cloud diensten	Zolang de dienst wordt afgenomen en daarna worden de gegevens op facturen bewaard om aan de fiscale bewaarplicht te voldoen (7 jaar).
IP-adres	Reguleren toegang tot cloud diensten	Zolang de dienst wordt afgenomen en u klant bent bij Reinders Full Service ICT.
Licentie- inlog en wachtwoorden	Snel en effectief uitvoeren van werkzaamheden	Zolang u klant bent bij Reinders Full Service ICT + 3 kalendermaanden.
Cookies	Monitoren van website statistieken en prestaties	Cookie is een maand geldig. De statistieken worden opgeslagen door Google met de door hun gestelde opslagtermijn.

Bent u verplicht al deze informatie met Reinders Full Service ICT te delen?

Gegevens die nodig zijn voor facturatie (NAW, contact- en betaalgegevens) acht Reinders Full Service ICT nodig en dus verplicht voor een juiste en correcte samenwerking. Contracten en IP adressen worden alleen verzameld op het moment dat een dienst gebruikt wordt waar dit aan verbonden ligt. Licenties aangemaakt door Reinders Full Service ICT worden opgeslagen zolang u klant bent ter referentie en backup.

Eigen licenties, inloggegevens en wachtwoorden bent u nooit verplicht om te delen met Reinders Full Service ICT.

Machtiging intrekken

Wilt u niet meer dat Reinders Full Service ICT gegevens van uw verwerkt vragen wij u dit schriftelijk aan te geven. Dit kan via post (Reinders Full Service ICT, Kasteel Keverbergstraat 40, 6043HX, Roermond) of via e-mail ( info@rfsi.nl).U ontvangt van ons binnen 5 werkdagen een bevestiging als wij uw aanvraag hebben verwerkt.

Eerder vergaarde gegevens die Reinders Full Service ICT heeft verzameld blijven bewaard zolang Reinders Full Service ICT dit nodig acht gezien de gegevenssoort.

Gegevens inzien

U heeft altijd recht om een overzicht te krijgen van de gegevens die Reinders Full Service ICT over u heeft bewaard. Als u een overzicht wilt ontvangen van uw gegevens vragen wij u dit schriftelijk aan te geven. Dit kan via post (Reinders Full Service ICT, Kasteel Keverbergstraat 40, 6043HX, Roermond) of via e-mail ( info@rfsi.nl).

Klachten

Reinders Full Service ICT zal altijd met de grootst mogelijke zorg uw gegevens behandelen. Bent u echter niet tevreden over hoe Reinders Full Service ICT met uw gegevens is omgegaan kunt u dit aangeven bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hoe u dit kunt doen leest u op de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

We hebben deze privacyverklaring met dezelfde zorgvuldigheid samengesteld zoals wij ook met uw persoonsgegevens omgaan. Mocht er desondanks toch nog iets niet helemaal duidelijk zijn of heeft u nog vragen over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op.